目前分類:行政隨筆 (23)

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       每到七月底,就是學校行政業務交接的時候,尤其今年因為減班的關係,學校的輔導處也跟著要走入歷史,相關的業務也要分別移轉至學務處和教務處。因為接資料組的業務也只有一年的時間,在這一年中,新手的主任與組長就這樣跌跌撞撞,互相扶持地撐完這一年,有些業務應該還是沒有完全掌握訣竅;但甚麼時候該做甚麼事的原則是不變的,僅依月份來歸納當月該處理的業務。

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       因為學期即將結束,所以資料組這裡就必須提醒級任老師校務行政系統內的輔導紀錄表是否有確實填寫?其次,由於七月份會進行編班,因此目前的四年級老師就必須提供特殊需求的學生名單給下學期的三、五年級老師做參考,譬如像是有過動或情緒障礙的學生。再則,如果有連續兩年擔任認輔老師的,也要在七月底前,寫簽承予以敘獎,因此也需要認輔老師提供認輔記錄。至於寶佳公益慈善基金會的春風計畫獎助金的申請,可以等到下學期開學後再處理,畢竟截止時間是在九月底,而經過一個暑假,學生本來也就會有所異動。

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       第十五週的週五是學校國樂團期末發表會的日子,結果不巧當天又被指派要北上參加樂齡的研習。與學務和輔導兩位主任商量的結果,就決定只參加上午的研習,中午就直接趕回學校,看看樂團彩排有無需要幫忙的地方。

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       因為四年級的瑞文氏測驗皆已完成,在第九週終於得到二年級的回覆,在第十週的週一和週二早上時間施測。由於二年級的題目只有三十六道題,根本用不到四十分鐘的時間來施測,通常每班差不多二十分鐘左右,就可以準備收卷了。但因為其中有的班級有學生請假以及轉出轉入的狀況,後來甚至還發現有一從私立小學轉來的學生,因為在之前學校不愉快的經驗,所以在本校一週只會出現一次,而且還只是上一節體育課而已。這位同學的測驗成績還不差,跟導師小聊一下,家長果然是那種有錢有閒的高社經地位人士。所以整個瑞文氏測驗從施測到上傳檔案結束,也是拖到第十四週。

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       因為第四週的週五已完成新住民子女獎學金的線上申請,所以第五週一開始,當然就是趕緊將下載的申請表發給學生及級任老師簽名,趕著在本週內寄出。

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       原本上學期初就該做好的師長照片,一開始是因為剛好有老師請產假,所以那個學年的照片也就一直跟著難產。後來,是剛好碰上要拍畢業紀念冊的照片,所以各學年所有照片才總算湊全;但接著又因為要準備家庭教育的線上訪視,所以也就一直順延下來。這學期一開始,就趕緊先將師長照片弄起來,原本主任是想直接用學校印表機印照片,但我沒把握可以弄得很好,所以就乾脆將照片檔案專程送到羅東,請森均幫忙洗出來,質感看起來應該是比印表機好太多才是。 

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       從十九週開始,就準備進入期末考階段,樂團練習也就準備跟著暫停,所以每天也只要在時限內完成上班打卡,也就不用趕著去學校。只不過因為這學期接了合作社經理,所以接下來反而忙著準備訂購寒假作業及下學期的簿本。整理各學年的簿本訂購數量原本也不是甚麼難事,只不過有些學年主任跟我一樣也是第一次接觸,在大家都不太熟悉的狀況下,難免有些波折,因此還必須多次在廠商和導師之間從中來回聯繫,事情才會比較圓滿。除此之外,合作社經理接下來還必須在開學前製作各年級各班的簿本費通知單以及簿本的支出憑證。

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105年健康檢查申請表

       完成家庭教育工作訪視資料後,雖然還不知道到底會不會通過評鑑,但就覺得接下來生活輕鬆多了。之前人事主任就有提醒我務必在年底前到醫院完成公務人員健康檢查,所以早在十一月中,我就已經和博愛醫院預約了第十六週的週三做健康檢查。為了這次健檢,事先還必須先填寫好健檢申請表,當做申請公假的假單附件,日後也要這張申請表向學校申請健檢補助費。

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       因為宜蘭縣家庭教育工作的線上訪視即將從十二月十一日開始,也就是各校最遲必須在十二月十日前將資料建置完成。但因為森南主任和我都是新手上路,雖然在八月初,也曾參加過辦理家庭教育工作訪視網頁建置研習,但也只記得林連城老師教我們用Tmail發一封電子郵件,廖秀微督導一再強調的四小時六節課的課程教案,其他就根本沒有任何概念。之後,主任也只是隔一段時間就提醒我不要忘了跟導師收教案家訪記錄,偶爾遇到學校辦講座便開始拍照,說是可以充當家庭教育的資料。教案的部分,因為有舊檔案可以參考,所以大部分年級都有將檔案在十一月底前傳給我,當中雖然不乏只是舊檔案改個日期和換照片,但也總算有收到東西。至於家訪記錄,原本冀望每班老師都能傳一份給我,不過最後也只收到八份。倒也不是老師們都沒有在跟家長聯繫,只是都是直接寫在聯絡簿上;勤勞一點的,還會在校務行政系統裡的輔導紀錄中留下紀錄。但要老師們再花時間專門打一份資料給我,這就很挑戰級任老師們的同理心底線,這也難怪現在老師都不太願意接行政工作。後來還是陳淑花老師提醒我,可以到校務行政系統直接找輔導資料,我也就利用兩個小時的時間,製造出近二十幾份家訪記錄

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       因為第十一週的週三下午是安排家庭訪問,所以早在週一便先行公告提醒老師,並附上家訪紀錄表,希望級任老師們能在月底前回傳給我,以便在下個月的月初前完成家庭教育訪視的準備工作。像許淑燕老師剛好當天有跟家長聯絡,所以晚上就直接將紀錄表的檔案寄給我,後來也收到陳惠珠的紙本記錄,至於其他導師,可能就真的得到月底前再提醒一下了。

       第十二週是宜蘭縣音樂比賽的日期,所以主要都是在處理比賽的相關事宜;比較特別的事,是被通知週三下午要到幼兒園去開合作社會議,這才知道自己已經當了合作社經理。不過,因為現在學校的合作社業務只限於期末簿本的訂購,所以暫時還不會有甚麼大事要處理。

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       上週四,森南主任就通知我春風計畫的經費已經下來了,要我趕快找子羆問看看接下來要怎麼處理?吳組長跟我說要先準備造冊和領據,才能把錢提出來發給學生。於是我就在從資料組的電腦中反覆搜尋,終於找到過去發獎助學金給學生所用的憑證、印領清冊和領據,經過修改之後,再給出納吳組長和主計蔡宛珊主任先看過,將一些之前沒注意到的小細節,如所屬年度規格內容等再重新改正,然後再請輔導處的主任和組長蓋章,同時找學生先在印領清冊上簽名,就趕在本週五前走完所有流程。

2015春風計畫支出憑證.jpg 2015春風計畫印領清冊.jpg 2015春風計畫領據.jpg

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       上週開始填報的定期公務報表只剩下成人教育和認輔老師的部分,因為印象中學校好像在開成人識字班的課,再與主任確認過後,就直接填報為零。至於認輔老師的部分,原本還想找大翔老師問一下,但後來還是自己從備份的硬碟中終於找到需要的檔案,再跟相關的老師確認一下當時認輔學生的類型,也就完成填報了。

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       上週四,電腦突然就這樣無預警的出現這個畫面,後來就請許瑞麟老師幫忙處理,於本週二重新裝上新的硬碟,原本舊的硬碟已送至台北的科技公司處理,但由於內部機件嚴重受損,估計若要搶救檔案,需要四萬零四百元。

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       週一早上特別請了三個小時的公假,因為這天十月三日是縣內音樂比賽報名的截止日,所以趕在今天將紙本的報名表送到深溝國小。

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       本週主要是處理兩件事,一個是完成音樂比賽的線上報名,另外則是將寶佳公益慈善基金會資助弱勢學生的春風計畫所需的文件整理好,趕在週五前以限時掛號寄出。這些事原本是可以在週二週三時處理好,但不巧遇上梅姬颱風來襲,全台罕見的連放兩天的颱風假,只好順延到週四和週五才處理好。尤其寶佳公益慈善基金會還要求要以正式公文提出申請,所以這也成了我第一件發出的正式公文。

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       這個禮拜有兩件大事,第一個是週三到研習中心二樓參加音樂比賽網路報名說明會。這個說明會每年都差不多在九月底前辦理,其實就算不參加,只要事前資料準備充分,自己也是可以直接上網報名,沒有什麼太大困難。只是想來聽看看有沒有甚麼特別的訊息,像去年我還是因為參加了這個說明會,才知道教育處原本打算將音樂比賽提早到八月份舉辦,後來聽說林秉曄找了好幾位校長一起到文超順處長家裡溝通,這件事才做罷,不然肯定又是災難一場。

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       之前曾公告一個寶佳公益慈善基金會所推動的春風計畫,因為這個月已經快過一半,所以就請月美老師在週二早上的教師朝會幫忙提醒級任老師一下;不過,月美老師事後告知,級任老師反映因為學校公告太多,九月初的公告可能已經被各處室這十幾天所發布的各項公告不知淹沒到哪裡去了,請我有空再重新編修一下

       另外,因為下週五要到嘉義中正大學參加樂齡經營培訓的研習,所以也利用這幾天趕緊上網完成報名手續,並在員工業務網填寫公差假單。我還特別去請教人事主任這次是否可以使用國民旅遊卡?結果,人事主任說國民旅遊卡不能用在公差假的任何消費,一定要請休假才可以使用。並建議我可以利用周三下午請四個小時的補休,然後再看是要去中油加油站加油,還是到掛有國民旅遊卡的商家消費。

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       週一早上,因為森南主任想要在看一下有關家庭教育研習的公文;不過,因為我自己以為已經將公文歸檔,只將經費核銷和成果報告的附件存檔,因此主任就教我如何將公文存檔,以便日後隨時查詢之需。原來是先在顯示原文的地方按一下,就會在公文上出現下載PDF關閉的選項。

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       開學第一週對輔導處最重要的第一件事,莫過於小一新生的迎新活動。上週返校日,我們輔導處的同仁就開始在體育館內佈置,因為歷年來,學校都會安排小一新生來敲智慧鑼,今年我們特別花了點心思,蒐集一些填充娃娃將泰來鑼好好地裝飾一番,希望能吸引小一新生的注意力。

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       上週四後腳跟無端又開始痛了起來,因為現在幾乎每天都要來學校上班,所以就抽空到附近的照仁診所給醫生看一下,給我看診的是以前從沒見過的簡世霖醫師。簡醫師認為我是因為骨膜發炎導致腳痛,給我開了三天藥吃,狀況當然馬上有所改善;結果到了第四天藥吃完了,右腳後跟又開始慢慢痛了起來,即使到診所持續做復建,還是沒有太大改善。這週開始的前兩天幾乎是左腳在拖著右腳慢慢走,因為週三要到成功國小研習,所以週二晚上就趕快到南大中醫針灸和貼膏藥。

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